Minden, amit az útnyilvántartásról tudnia kell

Kerülje el a büntetéseket és tartsa pénzét a zsebében!

Az útnyilvántartás témája sok vállalkozó számára zavaros lehet – útvonalnyilvántartás, menetlevél, fuvarlevél… Mikor melyiket kell vezetni, és miért?Ebben a cikkben segítünk tisztán látni az útnyilvántartással kapcsolatos legfontosabb tudnivalókban, különösen akkor, ha szeretne költségeket elszámolni vagy áfát visszaigényelni.

Mi az útnyilvántartás és miért lehet rá szükség?

Az útnyilvántartás olyan bizonylat, amely a jármű céges használatát dokumentálja.Jogszabály szerint nem minden esetben kötelező útnyilvántartást vezetni, azonban ha vállalkozása költséget szeretne elszámolni (pl. üzemanyagköltséget) vagy áfát kíván visszaigényelni (pl. bérleti díj áfája esetén), akkor elengedhetetlen a pontos nyilvántartás.

A 1995. évi CXVII. törvény 5. számú mellékletének 7. pontja alapján az útnyilvántartás célja a költségelszámolás alátámasztása, ha az a felmerülés igazolásával teljesíthető.

Kiknek lehet szüksége útnyilvántartásra?

• Magánszemélyeknek és egyéni vállalkozóknak, akik saját tulajdonú járművüket használják üzleti célra, és költséget szeretnének elszámolni.

• Bérelt vagy lízingelt járművek esetén, ha a vállalkozás szeretné visszaigényelni a bérleti/lízingdíj áfáját a céges használat arányában.

• Háziorvosoknak, akik szeretnék elkerülni a cégautóadó fizetését a munkájukhoz használt jármű után.

• 3,5 tonna alatti kisteherautóval rendelkező vállalkozásoknak, ha az nem díj ellenében fuvaroz, hanem saját árut szállítanak vele – ebben az esetben a költségelszámoláshoz szükséges az útnyilvántartás.

• Céges tulajdonú járműveknél az útnyilvántartás nem kötelező, de ajánlott a költségek igazolásához és a NAV ellenőrzések miatt.

• Nyílt végű lízing vagy tartós bérlet esetén az áfa 50%-a levonható útnyilvántartás nélkül, de 90–100% levonáshoz kötelező a pontos útnyilvántartás vezetése.

Milyen költségek számolhatók el útnyilvántartással?

• Magánszemély tulajdonában lévő járműnél: üzemanyagköltség és egyéb, igazolt üzemeltetési költségek (szerviz, biztosítás, stb.), arányosan, a céges használat szerint.

• Bérelt/lízingelt személyautóknál: a bérleti vagy lízingdíj áfájának 50%-a visszaigényelhető útnyilvántartás nélkül is. Ha viszont a céges használat aránya ennél magasabb, akkor útnyilvántartással akár 90-100% is visszaigényelhető.

• Személyautók esetén az üzemanyag áfája továbbra sem igényelhető vissza, de a szerviz munkadíjának 50%-a igen – útnyilvántartástól függetlenül.

Mit kell tartalmaznia egy szabályos útnyilvántartásnak?

A NAV által elfogadott útnyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

• a gépjármű típusa, rendszáma

• fogyasztási norma (kormányrendelet szerint)

• a kilométeróra állása az év első és utolsó napján

• az utazás időpontja

• az indulási és érkezési hely

• az utazás célja

• a felkeresett üzleti partnerek neve, címe

• a megtett kilométerek száma közforgalmú úton

• nem kötelező, de ajánlott céges autó esetén: tankolások ideje, helye, mennyisége, ára

• ha titoktartási kötelezettség vonatkozik az illetőre (pl. orvos, ügyvéd), elég csak az ügyfél címét feltüntetni, vagy külön, védett nyilvántartást kell vezetni.

Az útnyilvántartás nem szigorú számadású bizonylat, de…

…minden példányt meg kell őrizni, beleértve a rontottakat is, és egyedi sorszámmal kell ellátni őket. A dokumentumokat visszakereshető módon kell tárolni, mert a NAV akár évekre visszamenőleg is kérheti őket egy ellenőrzés során.

Miért érdemes digitális útnyilvántartást használni?

A manuálisan vezetett nyilvántartás időigényes és hibalehetőségekkel teli. Az easyTRACK automatikus útnyilvántartó rendszere:

✔ a GPS-alapú nyomkövetés segítségével automatikusan rögzíti az adatokat

✔ különválasztja a céges és magánutakat

✔ NAV-kompatibilis dokumentumokat készít

✔ sorszámmal látja el a véglegesített nyilvántartásokat

✔ visszamenőleg is lekérhető útnyilvántartást biztosít

Visszamenőleges útnyilvántartás – Lehetséges, de nem mindegy hogyan

Sokan kérdezik, hogy visszamenőleg is pótolható-e az útnyilvántartás.A válasz: igen, de csak akkor, ha az adatok valóban rendelkezésre állnak és hitelesen dokumentálhatók.

Pl. a Google-fiók helyelőzmény szolgáltatása is lehet alap, ha hitelesen dokumentálható, és kiegészíthető más adatokkal.

Jogszabályi háttér

A Számviteli törvény (2000. évi C. tv. 17. § (3)) előírja, hogy a könyvviteli dokumentumoknak hitelesnek kell lenniük, és a valóságot kell tükrözniük.

A NAV 08. számú információs füzete alapján a visszamenőleges útnyilvántartás nem tiltott, de csak akkor fogadható el, ha az abban szereplő adatok hitelesen alátámaszthatók.

Mi szükséges a jogszerű pótláshoz?

• Valóban megtett üzleti utak

• GPS-adatok vagy más hiteles forrásból származó információk (pl. tankolási számlák)

• Az adatok időrendben történő összeállítása

Mire figyeljen?

• Utólag, megalapozatlanul készített nyilvántartás nem elfogadható a NAV részéről

• Mindig a legrégebbi hónaptól kezdve haladjon időrendben

• A rendszeres mentés és archiválás elengedhetetlen

Mit mond a NAV?

A NAV 08. számú információs füzete alapján a visszamenőleges útnyilvántartás nem tiltott, de csak akkor fogadható el, ha az abban szereplő adatok hitelesen alátámaszthatók. A NAV a valós üzleti eseményekre épülő, megbízható nyilvántartásokat fogadja el.

Miért biztonságos az easyTRACK használata?

Az easyTRACK rendszer automatikusan rögzíti a megtett utakat GPS-alapon, így az adatok visszamenőleg is elérhetők és hitelesen dokumentáltak.Ez lehetővé teszi, hogy a nyilvántartások utólag is jogszerűen elkészíthetők legyenek – akár egy NAV-ellenőrzéshez is megfelelő formában.

Összefoglalva

Amennyiben az útnyilvántartás alapjául szolgáló adatok (például GPS-nyomvonal vagy tankolási bizonylat) rendelkezésre állnak, az easyTRACK segítségével visszamenőleg is rekonstruálható és véglegesíthető az útnyilvántartás.

A dokumentum akkor fogadható el, ha tartalma hiteles, valós eseményeken alapul, és megfelel a jogszabályi követelményeknek.

Ne kockáztasson NAV-bírságot vagy elmaradt adó-visszatérítést!

A pontos útnyilvántartás vezetése nem csak a jogszabályi megfelelés miatt fontos – jelentős pénzügyi előnyöket is jelenthet.

✔ Igényelje vissza a bérleti díj vagy szerviz munkadíj áfájának akár 90–100%-át

✔ Kerülje el a cégautóadó fizetését magánautó céges használatakor

✔ Készítsen átlátható, ellenőrizhető dokumentációt NAV-vizsgálatra

✔ Rögzítse pontosan a magánutakat is – tömbösítés vagy kihagyás nem megengedett egy szabályos útnyilvántartásban!

✔ A munkába járás alapvetően magánút, de bizonyos esetekben (pl. egészségügyi veszélyhelyzet vagy jelentős időmegtakarítás) céges útként elszámolható.

Készen áll rá, hogy időt és pénzt spóroljon vállalkozásának? Válassza az easyTRACK automata útnyilvántartó rendszerét, és kérjen személyre szabott ajánlatot még ma!